1. Vertragsinhalt

1.1 Das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa stellt dem Veranstalter die vereinbarte Anzahl Hotelzimmer zur Verfügung. Check-in Zeit am Anreisetag ist ab 15 Uhr. Hotelzimmer stehen am Abreistag bis 12 Uhr zur Verfügung 

1.2 Ab 7 Uhr stehen Ihnen unsere Portiers zur Verfügung, um sich um das Gepäck zu kümmern.

1.3 Für allfällig benötigte Seminar-, Tagungs- und/oder Gruppenräume bzw. technische Einrichtungen oder andere spezielle Absprachen bzw. Bestellungen ist eine separate Vereinbarung zu treffen.

1.4 Sollte das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa aus irgendwelchen Gründen nicht in der Lage sein, die reservierten Zimmer zur Verfügung zu stellen, verpflichtet es sich, eine Unterkunft von gleicher Qualität zu organisieren und wird für sämtliche, den vertraglichen Preis übersteigenden Transport- oder Unterbringungskosten, die in diesen Zusammenhang entstehen, aufkommen.

1.5 Die Verpflegung richtet sich nach den getroffenen Vereinbarungen.

1.6 Die Anzahl der Teilnehmer für eine bestimmte Mahlzeit, bzw. ähnliche Anlässe, muss 48 Stunden vorher vom Veranstalter bestätigt werden. Die Rechnungsstellung erfolgt auf der Basis der bestätigten, bzw. auf einer allfällig höheren effektiven Teilnehmerzahl.

1.7 Die Teilnehmerzahl bei Mahlzeiten bzw. ähnlichen Anlässen bei gleichzeitiger Übernachtung der Teilnehmer im Hotel wird grundsätzlich nach der Anzahl Übernachtungen berechnet, bzw. auf einer allfällig höheren effektiven Teilnehmerzahl.

1.8 Dauert eine Veranstaltung länger als 24 Uhr, so wird für jede angefangene Stunde ein Zuschlag berechnet.

1.9 Das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa behält sich vor, Raumreservationen für Sitzungen, Mahlzeiten, etc. auszutauschen, wenn dies den Anforderungen und Interessen des Veranstalters entspricht und für diesen vertretbar ist; besonders aber auch dann, wenn die ursprüngliche Anzahl der Teilnehmer sich bis zum Anlass ändert 

1.10 Das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa behält sich vor, für kurzfristige Änderungen im Programm (z.B. Wechsel der Saalbestuhlung, Wechsel eines Menüs, etc.) einen Preiszuschlag zu verrechnen.

1.11 Mehraufwand von Mitarbeitern (z.B. Aufräumarbeiten), Mehrkosten für Stromverbrauch (z.B.Disco), zusätzliche Abfallbeseitigung sowie zusätzliche Reinigungsarbeiten können vom VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa ohne Absprache in Rechnung gestellt werden

2. Koordination

2.1 Benutzung der Räumlichkeiten

2.1.1 Der Veranstalter übermittelt dem VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa bis spätestens 14 Tage vor dem Anlass das detaillierte Programm, die Angaben über die Einrichtung der Sitzungsräumlichkeiten und der technischen Hilfsmittel sowie alle Informationen, die das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa für eine reibungslose Durchführung des Anlasses benötigt.

2.1.2 Bis spätestens 10 Tage vor Ankunft des Anlasses erhält das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa vom Veranstalter eine genaue Teilnehmerliste mit den Privatadressen der Teilnehmer.

2.1.3 Um eine optimale Zimmereinteilung zu gewährleisten, vermerkt der Veranstalter auf der Teilnehmerliste die Priorität der Teilnehmer sowie allfällige Behinderungen, Allergien oder sonstige besondere Bedürfnisse.

2.1.4 Kurzfristige Programmänderungen oder zusätzliche Wünsche, auch während des Anlasses, meldet der Veranstalter der für den Anlass zuständigen Kontaktperson des VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa.

2.1.5 Die Hoteleinfahrt, der Empfangsbereich und die Hotelhallen dürfen nicht zur Ausstellung von Werbematerialien, etc. benützt werden. Nach vorheriger Absprache mit der für den Anlass zuständigen Kontaktperson des VICTORIAJUNGFRAU Grand Hotel & Spa kann das Aufstellen oder Aufhängen eines Firmenlogos (z.B. für den Welcome Desk) evtl. ermöglicht werden.

2.1.6 Um Beschädigungen an den Wänden vorzubeugen, ist das Anbringen von Dekorationsmaterial oder sonstigen Gegenständen vorher mit der für den Anlass zuständigen Kontaktperson des VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa abzuklären. Der Veranstalter übernimmt die Gewähr, dass insbesondere solches Material den feuerpolizeilichen Anforderungen entspricht.

2.1.7 Um bei Vorausversand von Material die sichere Lagerung zu gewährleisten oder allenfalls um die Ausstellung einer Eigenbedarfserklärung zuhanden der Zollbehörden zu übernehmen, benötigt das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa folgende Angaben:
- Tag des Versandes
- Mit welcher Institution wurde das Material versandt (Post, DHL, etc.)
- Genaue Anzahl, Grösse, Gewicht und evtl. sonstige Merkmale der Pakete
- Inhalt des Materials mit dessen Versicherungswert

Überdies sollten diese Materialien an die verantwortliche Kontaktperson des Veranstalters adressiert und mit dem Namen des Anlasses versehen sein.

2.1.8 Bei technischen Einrichtungen ( technischen Bauten, Ablage von Material ) in den Räumlichkeiten des Victoria-Jungfrau müssen die Fluchtwege freigehalten werden. Der Vertragspartner ist verpflichtet, eine durch Ihn beauftragte Firma, über die Fluchtwege zu informieren.

2.2 Food & Beverage

2.2.1 Das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa muss spätestens 14 Tage vor dem Anlass die endgültige Menü- und Weinauswahl erhalten.

2.2.2 Der Veranstalter gibt mindestens 24 Stunden vor dem Anlass den genauen Programmablauf bekannt (z.B. Reden, Künstlereinlagen, etc.).

2.2.3 Unser reichhaltiges Frühstücksbuffet steht Ihnen von 7 Uhr bis 10.30 Uhr zur Verfügung.

2.2.4 Einwandfreie Qualität der Speisen und Getränke (z.B. Kaffeepausen, Mahlzeiten, etc.) kann das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa nur garantieren, wenn die Teilnehmer zur vereinbarten Zeit erscheinen oder wenn es vom Veranstalter rechtzeitig (mindestens 1 Stunde vorher) über Verspätungen bei den Mahlzeiten informiert wird. Bei Verspätungen von mehr als 30 Minuten werden die entstandenen Zusatzkosten (z.B. Mitarbeiteraufwand) in Rechnung gestellt.

3. Zahlungs- und Annullationsbedingungen

3.1 Die Rechnungen des VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa sind innerhalb von 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zu bezahlen. Beanstandungen müssen 10 Tage nach Rechnungsdatum eingebracht werden.

3.2 Das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa geht grundsätzlich davon aus, dass alle Rechnungen zu Lasten des Veranstalters gehen. Wünscht der Veranstalter spezielle Abrechnungsformen oder eine bestimmte Aufteilung der Rechnung, muss er dies dem VICTORIA JUNGFRAU Grand Hotel & Spa vor dem Anlass bekannt geben. Auch in diesen Fällen bleibt der Veranstalter für allfällig nicht bezahlte Rechnungen verantwortlich.

3.3 Werden die im individuellen Vertrag vereinbarten Anzahlungstermine nicht eingehalten, so steht es dem VICTORIAJUNGFRAU Grand Hotel & Spa offen, die Veranstaltung abzusagen. Die Entschädigung des VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa berechnet sich in diesem Fall wie die Annullationsgebühren, wobei der nicht eingehaltene Anzahlungs- dem Annullationstermin entspricht.

3.4 Die Annullationsgebühren rechnen sich nach der Aufstellung im individuellen Vertrag. Bei einer Teilannullation findet diese Aufstellung verhältnismässig Anwendung.

3.5 Decken die getätigten Anzahlungen die Annullationsgebühren nicht, ist das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa berechtigt, die Differenz beim Veranstalter einzufordern.

* sind keine Speisen bestellt, gelten folgende Ansätze als Berechnungsbasis:
- Apéro CHF 16.–
- Cocktail CHF 45.–
- Lunch & Dinner CHF 70.–

4. Haftung

4.1 Der Veranstalter hat für Verluste oder Beschädigungen, die er selbst verursacht oder die durch seine Mitarbeiter, sonstige Hilfskräfte oder durch Teilnehmer verursacht werden, grundsätzlich in vollem Umfang einzustehen. Es obliegt dem Veranstalter, hierfür eine entsprechende Versicherung abzuschliessen.

4.2 Für Verluste oder Beschädigungen von mitgebrachten Sachen ist der Veranstalter grundsätzlich alleine verantwortlich. Das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa haftet nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Dies gilt ebenso für den Vorausversand von Materialien.

4.3 Soweit das VICTORIA-JUNGFRAU Grand Hotel & Spa dem Veranstalter technische Hilfsmittel oder sonstige Einrichtungen zur Verfügung stellt oder ihm diese von Dritten beschafft, handelt es im Namen und auf Rechnung des Veranstalters. Der Veranstalter haftet für die pfleglich Behandlung und ordnungsgemässe Rückgabe dieser Gegenstände und stellt das VICTORIA JUNGFRAU Grand Hotel & Spa von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Gegenstände frei.

5. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

5.1 Auf den vorliegenden Vertrag ist materielles Schweizerisches Recht anzuwenden.

5.2 Die Parteien vereinbaren ausdrücklich den Gerichtsstand Interlaken, Schweiz, als ausschliesslichen Gerichtsstand.

6. Verschiedenes

6.1 Dieser Vertrag kann nur durch eine schriftliche Vereinbarung, die von beiden Seiten unterzeichnet ist, geändert werden.